Patricia Giménez.- Veri*Factu, que se encuentra regulado en el Real Decreto 1007/2023 (LA LEY 32900/2023) y en la Orden Ministerial HAC/1177/2024 (LA LEY 24187/2024), es una de las medidas de la Ley Antifraude aplicable a empresas y autónomos que facturen electrónicamente, no estén incluidos en el sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) y no estén obligados a TicketBAI. Como para el resto de negocios, para los bufetes de abogados Veri*Factu implica facturar con un software (SIF) que pueda asegurar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
En opinión de María Medina, responsable del Departamento Financiero del bufete Legi Laboris de Sabadell, especializado en Derecho Laboral y de la Seguridad Social, “se trata de algo a priori positivo, una herramienta de transparencia que favorece que las empresas de servicios legales como nosotros reforcemos todavía más nuestra profesionalidad y rigurosidad. A su vez, puede facilitar las cosas a la hora de una inspección, ya que está todo absolutamente sincronizado y la AEAT tiene la trazabilidad de tus transacciones”.
Este tipo de programas también tienen que poder incluir en las facturas un código QR, además de poder comunicarse con la Agencia Tributaria para la remisión de los registros de facturación, a lo que se suma diferenciar la información exclusivamente tributaria de otro tipo de datos confidenciales. Sea un software generalista o específico para el sector legal el que utilicen, “los despachos de abogados deben consultar con su proveedor si su sistema cumple con Veri*Factu, o tiene disponible una extensión o módulo a contratar para ello, que puede ser con o sin coste. Y, en caso de que no exista opción alguna, invertir en otro que garantice el cumplimiento normativo, para hacer bien las cosas y evitar sanciones”, indica María Medina.
Es posible elegir entre Veri*Factu y NO Veri*Factu
En general, hablar de Veri*Factu significa hablar del reglamento contenido en el Real Decreto 1007/2023 (LA LEY 32900/2023), que afecta a todas las facturas (B2B y a particulares). Sin embargo, los empresarios pueden escoger entre dos alternativas: Veri*Factu y NO Veri*Factu. Si bien está permitida la adaptación a ambas, tanto jurídica como estratégicamente la primera puede resultar mucho más recomendable para los bufetes de tamaño mediano y grande. “A nosotros nos parece lo más sencillo y funcional”, apostilla Medina.
NO Veri*Factu, el sistema de emisión de facturas no verificables, conlleva la necesidad de un registro de eventos propio, de firma electrónica y de conservar los registros localmente -también con un software certificado y con trazabilidad -, ya que únicamente se remiten a la AEAT en caso de inspección o requerimiento.
En vista de ello, solo sería aconsejable decantarse por NO Veri*Factu si el despacho es muy pequeño o emite pocas facturas al año, o si desea mantener un control total sobre el flujo de envío -por motivos de privacidad o de gestión interna, por ejemplo-.
“La mayoría de los pequeños despachos o los abogados autónomos, si están facturando en Word o Excel, van a tener que hacer cierto esfuerzo económico para adaptarse a una u otra alternativa, ya que la plataforma que ofrecerá Hacienda es solo para quienes emitan muy pocas facturas”, señala María Medina. “Y en cuanto a la opción NO Veri*Factu, quienes por un motivo u otro conozcan el SII, verán que es muy similar y solo hay que acostumbrarse”, subraya.
Facturas con QR, y registros con huella o hash
Los abogados tienen que cerciorarse de que cuentan con un programa actualizado que inserta en las facturas un código QR con la información esencial, a saber: número, fecha, datos de emisor y destinatario, importe, concepto y link a la Sede electrónica de la Agencia Tributaria. Paralelamente, si se emplea Veri*Factu en lugar de NO Veri*Factu, en el documento debe aparecer la frase “Factura verificable en la Sede Electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”, de manera legible.
En lo que respecta a los registros de facturación, estos deben incorporar el denominado hash, una huella digital creada mediante un algoritmo SHA-256 sobre los datos. El hash actúa como un identificador único e inmutable del registro, y tiene la finalidad de que cualquier modificación se detecte fácilmente.
Estos aspectos técnicos tampoco se perciben como una problemática desde Legi Laboris: “Si el software que utiliza habitualmente el bufete se ha actualizado y realiza todo lo necesario, como sucede en nuestro caso, y teniendo en cuenta la propia automatización del proceso Veri*Factu, este cambio no nos va a dar más trabajo que el de informarnos bien de su funcionamiento en los departamentos afectados”, declara su responsable financiera.
La multa pecuniaria de 50.000 euros no es la única
El hecho de que Hacienda tenga conocimiento de la actividad del despacho, en lo que respecta a su facturación, no viola el secreto profesional ni vulnera la protección de datos personales. Las implicaciones de Veri*Factu para un bufete, por tanto, son económicas, de adaptación y de operabilidad. Aunque, por lo general, como resaltan desde Legi Laboris, no de gran calibre.
Aun así, las consecuencias económicas no solo se limitan a la adquisición de un software válido y homologado, sino, en el supuesto de que no se respete la norma, a asumir una sanción, con la correspondiente merma en reputación. La multa pecuniaria fija por tenencia de sistemas no certificados es de 50.000 euros por ejercicio, tal como recoge el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria (LA LEY 1914/2003).
Con todo, los despachos de abogados han de tener presentes el resto de infracciones estipuladas en esta materia: 1% de la cuantía de las operaciones por incumplimiento parcial, 2% o 300 € por falta de expedición o conservación de facturas, y 75% si son falsas. A esta gradación hay que añadir una multa del 100% si el incumplimiento supera el 20% del valor de la transacción (o impide conocerlo), y del 0,5% si se produce un retraso en el suministro de registros de facturación.